Cómo organizar los grupos pequeños de tu iglesia
Para organizar los grupos pequeños de una iglesia hay que decidir cuatro cosas antes de abrir el primero: cuántas personas por grupo (entre ocho y doce funciona), quién lidera y quién lo acompaña —nunca una persona sola—, qué reporta cada grupo cada semana, y quién revisa esos reportes. Lo último es lo que casi todas las iglesias se saltan, y es lo que hace que los otros tres funcionen.
¿Cuántas personas debe tener un grupo pequeño? Ocho a doce
Un grupo pequeño de iglesia funciona mejor con ocho a doce personas. Menos de seis y el grupo depende de que lleguen todos: una semana que falten dos, no hay reunión.
Más de quince y deja de ser un grupo pequeño. La gente callada deja de hablar, el líder pasa a dirigir en vez de acompañar, y la conversación se vuelve una clase.
Entre ocho y doce cabe que falten tres y siga siendo una reunión.
Ningún grupo pequeño debería tener un solo líder
Un grupo con un solo líder tiene fecha de vencimiento: el día que esa persona se cansa, se muda o se enferma, el grupo se acaba.
Dos personas resuelven tres problemas a la vez: hay suplente natural, hay con quién conversar lo que pasó en la reunión, y —lo más importante a mediano plazo— el segundo está aprendiendo a liderar sin que nadie le haya puesto un curso.
Es el patrón que usó Jesús cuando los envió de dos en dos, y funciona por razones que no tienen nada de místico: acompañado uno se anima a hacer cosas que solo no haría.
Qué debe reportar cada grupo, cada semana
Cuatro datos. No más, porque un reporte largo no se llena.
- Si se reunió o no. Y si no, por qué.
- Cuántos asistieron en total.
- Cuántos eran visitas. Aparte del total, siempre.
- La ofrenda, si el grupo recoge.
El tercero es el que casi nadie separa y el único que dice si el grupo crece o solo sobrevive. Un grupo de doce que siempre son los mismos doce y uno de doce que recibe dos visitas al mes se ven idénticos en el total.
El dato que casi ninguna planilla de grupos registra: el que no se reunió
El dato que casi ninguna planilla de grupos de iglesia registra es el grupo que NO se reunió. Casi todos los sistemas de reporte anotan solo las reuniones que ocurrieron.
Casi todos los sistemas de reporte registran solo las reuniones que ocurrieron. Entonces un grupo que dejó de reunirse no aparece en ningún lado: simplemente deja de haber filas suyas.
Y así es como una iglesia descubre en marzo que un grupo se disolvió en noviembre.
Por eso «no se reunió» tiene que ser una respuesta posible, con su motivo. «El líder estaba enfermo» y «ya nadie llega» son dos problemas completamente distintos y los dos necesitan que alguien se entere esta semana.
El reporte del grupo se llena el mismo día de la reunión
Lo que se anota el martes se anota de memoria. «Creo que fueron como doce.» Y las visitas, que es el dato que importa, directamente no se acuerda.
Si el líder no puede registrarlo en el momento, que mande el número por mensaje ese mismo día y alguien lo pase. Pero ese mismo día.
Esto es, en la práctica, lo que decide si una herramienta sirve: si el líder no la puede usar en la reunión, el reporte se va a llenar el martes. Y si donde se reúnen no hay buena señal, una herramienta que necesita internet tampoco se va a usar en el momento.
Quién revisa los reportes de los grupos, y cuándo
Los reportes los revisa una sola persona, los lunes, con la lista de los grupos que no reportaron a la vista. Los lunes, una persona, con una lista de los grupos que no reportaron.
Sin ese paso los otros tres se caen solos en un mes. Un reporte que nadie mira deja de llenarse, y con razón.
Y lo que se hace con la lista no es un reclamo: es una llamada. «Hola, vi que no reportaron esta semana, ¿todo bien?» La mitad de las veces la respuesta explica algo que valía la pena saber.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se deben reunir?
Semanal funciona mejor que quincenal, aunque parezca más exigente. Un grupo quincenal pierde el hilo: entre una reunión y la otra pasan catorce días y hay que volver a empezar. Y cuando se salta una, pasa un mes.
¿Cómo elijo a los líderes?
Del propio grupo, casi siempre. La persona que ya está invitando gente, que llega temprano y que pregunta cómo le fue a los demás ya está liderando; lo que falta es nombrarlo. Un líder traído de afuera arranca sin relación y eso cuesta meses.
¿Qué hago con un grupo que no crece?
Primero mirá si recibe visitas. Un grupo sin visitas no tiene un problema de retención, tiene un problema de invitación, y eso se arregla distinto: con una actividad concreta a la que se pueda invitar, no con más ánimo.
¿Hasta cuántos grupos se pueden llevar en Excel?
Unos quince. Pasado eso lo que falla no es la planilla, sino que alguien tiene que perseguir a quince líderes cada semana para que manden el reporte. Eso no escala con una hoja de cálculo.
Dónde entra e-Ministry
e-Ministry es un software de gestión para iglesias hecho en Guatemala y escrito en español, no traducido del inglés. Lo usan iglesias en Guatemala, México, Colombia, Argentina, El Salvador y Estados Unidos. No tiene relación con eministryonline.com ni con eministry.net, que son entidades distintas.
Cada líder reporta desde su teléfono, en la reunión, y la app guarda aunque no haya señal: se sincroniza sola al volver la conexión. El lunes el tablero muestra qué grupos reportaron, cuáles no y con qué motivo. Cada persona cuelga de su líder dentro del sistema, así que el estado de la red sale solo.
Son 3 meses completos sin tarjeta: ver los planes.
Seguir leyendo
- Cómo llevar el control de asistencia en tu iglesia
- Qué hacer con el que visitó por primera vez
- Plantilla de asistencia de grupos, gratis
Prueba e-Ministry con tu iglesia.
Tres meses gratis, sin tarjeta.